Microsoft 365 Copilotの「Wave 2」アップデート：スモールビジネスに革新をもたらす最新AIツール

2024年9月に発表されたMicrosoft 365 Copilotの「Wave 2」アップデートは、AI技術をビジネスに取り入れ、業務効率化を大幅にサポートする画期的なツールとして注目されています。特に、少人数で多くの業務をこなさなければならないスモールビジネスやスタートアップ企業にとって、Copilotは限られたリソースを最大限に活用し、競争力を高めるための強力な武器となる可能性を秘めていると言えるでしょう。

本記事では、Wave 2アップデートで強化された機能群が、いかにスモールビジネスの現場に革新をもたらすのか、具体的な使用シーンを想定しながら詳しく解説していきます。

Microsoft 365 Copilot：スモールビジネスの業務を根本から変えるAIアシスタント

まず、Microsoft 365 Copilotがどのようなツールであるのか、その基本的な機能と特徴について改めて整理しておきましょう。Copilotは、Word、Excel、PowerPoint、Teams、OutlookといったMicrosoft 365の主要アプリに統合されたAIアシスタント であり、ユーザーの自然言語による指示を理解し、これまで手作業で行っていた多くの業務を自動化してくれる点が最大の特徴です。

例えば、会議中に議事録を作成する作業をCopilotに指示すれば、AIが自動的に会話の内容を要約し、重要なポイントをまとめた議事録をわずか数分で作成してくれます。この機能により、会議後の議事録作成に時間を取られることがなくなり、議論された内容をすぐに次のアクションに繋げることが可能になるでしょう。

AI初心者でもCopilotは使いこなせるのか？

Copilotは、AIツールを使ったことがないユーザーでも直感的に操作できるよう設計されている点は特筆すべき点と言えるでしょう。複雑な設定や専門用語を覚える必要はなく、普段私たちが使っている自然言語でAIに指示を出すことができます。

例えば、「今週の営業成績を分析して」といった指示を出すだけで、AIが自動的に必要なデータ収集や分析を行い、分かりやすいレポートを作成してくれるため、専門的な知識がなくてもデータに基づいた意思決定が可能になる点が画期的です。

スモールビジネスにもたらされる具体的なメリット

Copilotは、限られた人員と時間で最大の成果を上げなければならないスモールビジネスにとって、まさに「救世主」となりうる存在と言えるでしょう。 特に、次のような効果が期待されます。

ExcelのCopilotアップデート：データ分析のハードルを下げ、誰もがデータ活用できる時代に

「Wave 2」アップデートでは、ExcelにおけるCopilotの機能が大幅に強化され、データ分析の自動化と簡易化が大きく進みました。 注目すべきは、データ分析の分野で広く使われているプログラミング言語「Python」とExcelが統合された 点です。

これにより、これまで専門知識を持ったデータサイエンティストに頼らなければ難しかった高度なデータ分析を、Excel上で誰もが手軽に行えるようになり、データに基づいた意思決定をより身近なものにすると期待されています。

Pythonとの統合でExcelのデータ分析機能が飛躍的に進化

Pythonは、データ分析や機械学習の分野で広く使われているプログラミング言語であり、その需要の高まりから近年多くの企業がPythonを使いこなせる人材を求めています。Copilot in Excel with Pythonは、Pythonのコードを書くことなく、自然言語で指示を出すだけで、Pythonの豊富なライブラリを活用した高度なデータ分析をExcel上で実行できる点が画期的です。

従来、Excelで高度なデータ分析を行うためには、VBAなどのプログラミング言語を習得したり、複雑な関数や数式を駆使する必要があり、多くのビジネスパーソンにとって高いハードルとなっていました。

しかし、Copilot in Excel with Pythonの登場により、Pythonの知識やプログラミングスキルがなくても、誰もが簡単に高度なデータ分析を実行し、その結果をビジネスに活用できる時代が到来したと言えるでしょう。

予測分析やリスク評価を自動化し、意思決定の精度向上に貢献

Copilot in Excel with Pythonの導入により、これまで時間とコストをかけて外部に委託していたような高度な予測分析やリスク評価を、Excel上で迅速かつ低コストで実行できるようになった点は大きなメリットと言えるでしょう。例えば、過去の売上データや顧客データなどを用いて、将来の売上予測や市場トレンドの分析、顧客ターゲティングなどが容易に行えるようになり、精度の高いデータに基づいた迅速な意思決定が可能になります。

Excel初心者でも高度なデータ分析が可能に

Copilot in Excel with Pythonは、Excel初心者やデータ分析の経験がない人でも、簡単に高度な分析を実行できるよう設計されている点も大きな魅力です。 通常、データ分析を行うには、データのクリーニングや加工、分析モデルの構築など、複雑なプロセスを踏む必要がありますが、Copilotはこれらの作業を自動化してくれるため、ユーザーは分析結果の解釈や、その結果に基づいた意思決定に集中することができます。

これにより、これまでデータ分析に馴染みのなかった人でも、容易にデータ分析のスキルを身につけることができるようになることが期待されます。

PowerPointでのプレゼン作成：Narrative Builderで「ストーリーテリング」を強化

ビジネスシーンにおいて、相手に自社の商品やサービスの魅力を効果的に伝えるためのプレゼンテーション資料は非常に重要です。しかし、限られた時間で質の高い資料を作成することは容易ではありません。

「Wave 2」アップデートでは、PowerPointのCopilot機能も強化され、AIの支援によってより説得力のあるプレゼン資料を短時間で作成できるようになっています。

Narrative Builderでプレゼン作成が劇的に効率化

「Wave 2」アップデートで追加された新機能「Narrative Builder」は、AIが自動的にプレゼンテーションのストーリーライン（ナラティブ）を作成し、ユーザーの指示に基づいてスライドを生成してくれる機能です。

ユーザーは、プレゼンテーションのテーマや目的、ターゲット audience などをCopilotに入力するだけで、AIが最適なストーリー展開を提案し、それに沿ったスライド構成やコンテンツを自動生成してくれるため、これまでプレゼン資料の作成に多くの時間を費やしていたビジネスパーソンにとって、業務効率化に大きく貢献する機能と言えるでしょう。

この機能を使うことで、ゼロからプレゼンを作成する手間が省け、時間を大幅に短縮できます。 以前は、プレゼンの構成を考えるだけでも数時間かかることもありましたが、Narrative Builderを使うとわずか10分ほどで、ストーリー性のある構成を提案してくれました。

生成されたプレゼン資料は編集可能で、各スライドの内容を手軽に調整することができるため、ユーザーが求める最適なプレゼンを瞬時に作り上げることが可能です。

企業のブランドに合わせたデザイン

さらに、Copilotは企業やブランドのガイドラインに沿ったデザインのプレゼンを自動的に作成することができます。 企業のロゴ、カラー、フォントなど、ブランドに関する情報をテンプレートとして設定しておけば、常に一貫したデザインでプロフェッショナルな印象を与えるプレゼン資料が作成できます。

スモールビジネスにとって、ブランドの一貫性を保つことは重要です。 限られたリソースでデザインを外注する必要がなくなり、自分たちで簡単にブランドに合ったプレゼンを作成できるのは大きなメリットです。

資料の作成時間を短縮

従来であれば、プレゼン作成には何時間もかかることがありました。しかし、Copilotを活用すれば、プレゼンのアウトラインからスライドのレイアウト、デザインまですべてAIが担当するため、作成にかかる時間は大幅に短縮されます。

資料の内容を調整するだけで、短時間で質の高いプレゼン資料を完成させることが可能です。これにより、プレゼン作成のために多くの時間を割く必要がなくなり、より戦略的な業務やビジネスの拡大に集中できるようになります。

Teamsでの会議効率：AIの力で「無駄のない」会議を実現

リモートワークの普及に伴い、オンライン会議は今やビジネスにおけるコミュニケーションの重要な手段となっていますが、一方で、参加者の集中力低下や議論の脱線、目的が不明瞭なままダラダラと長引いてしまうなど、会議の非効率性を課題に感じているビジネスパーソンも多いのではないでしょうか。

「Wave 2」アップデートでは、Teams会議をより効率的にするための機能が強化されており、AIの力で会議中のコミュニケーションを円滑化し、生産性を向上させることが期待されます。

会議内容の自動要約機能

「Wave 2」アップデートで追加された「会議の自動要約機能」は、AIが会議中に話し合われた内容をリアルタイムで分析し、重要なポイントや決定事項、次に取るべきアクションなどを自動的に要約してくれる機能です。 この機能は 2024年9月 に一般提供されます。これにより、会議後に議事録を一から作成する必要がなくなり、すぐにフォローアップに移ることができます。

会議内容を一度で把握することが難しい場合でも、AIがリアルタイムで内容を整理し、必要な情報を提供してくれるため、会議がスムーズに進行します。

質問や議論の見逃しを防ぐ

会議中に発言や質問を見逃してしまうことは少なくありません。 参加者が多く発言が重なってしまうオンライン会議などでは、なおさらです。しかし、Copilotは会議のトランスクリプト（音声の文字起こし）をリアルタイムで分析し、重要な質問や議論のポイントを見逃さずにキャッチしてくれます。 これにより、後で重要な内容を確認したり、フォローアップが必要な部分を簡単に把握することができます。

スモールビジネスでは、限られた時間で多くの課題を解決しなければならないため、会議の効率を最大化することが重要です。Copilotの会議サポート機能を活用すれば、会議の進行がスムーズになり、チーム全体の理解とアクションが迅速に行えるようになります。

Teamsでのコラボレーションが強化

さらに、会議終了後のフォローアップや次のステップの確認作業も、AIがサポートしてくれます。会議中に話し合われたタスクやアクションアイテムをリスト化し、チームメンバーに適切なタイミングで通知することで、プロジェクトの進行が円滑に進みます。

Copilotを使うことで、チーム全体のコラボレーションが強化され、リモートワークでも効果的に業務が進行します。

Outlookでのメール管理：膨大なメールの中から「本当に重要な情報」を瞬時に抽出

多くのビジネスパーソンにとって、毎日のように大量に届くメールの処理は大きな負担となっています。必要な情報を探すために膨大な時間を費やしたり、重要なメールを見落としてしまうといった問題も発生しており、業務効率化の妨げとなっているケースも少なくありません。

「Wave 2」アップデートでは、OutlookのCopilot機能が強化され、AIがメールの優先順位付けや内容の要約を自動で行ってくれるようになり、メール処理にかかる時間の大幅な短縮が期待されています。

重要なメールを優先表示

「Wave 2」アップデートでOutlookに追加された新機能の一つが、「メールの自動優先順位付け機能」です。 この機能は2024年末に公開プレビューが予定されています。この機能により、Copilotは受信トレイに届いたメールを自動的に分析し、送信者や内容、関連性などを考慮して優先順位を付けてくれるため、ユーザーは重要なメールを見逃すことなく、効率的に対応できるようになります。

大量のメールに埋もれてしまうことが多いですが、Copilotが優先順位を決定してくれることで、迅速に重要なメールへ対応でき、メール管理の効率が向上します。

長文メールの要約表示

長いメールを一つ一つ読むのは時間がかかります。 場合によっては、内容を理解するだけで数十分かかることも珍しくありません。しかし、Copilotがそのメールの内容を要約し、主要なポイントだけを表示してくれるため、長文メールでも短時間で内容を把握できます。 この機能も2024年末の公開プレビューに含まれます。

特に会議の招待状やプロジェクトの進捗報告など、詳細な情報が含まれている長文メールを処理する際には、要点だけを瞬時に確認できるため、迅速な対応が可能になります。

キーワードや重要な相手先のメールを自動マーク

さらに、特定のキーワードや人物に関連するメールを自動的にマークし、見逃すことなく対応できるようにする機能も追加されました。この機能は、例えば、重要な顧客からのメールに特定のタグを付けておけば、あとから簡単に検索できるようになり、重要な顧客とのやり取りをスムーズに追いかけることができます。

OneDriveでのファイル管理：必要な情報をAIが瞬時に探し出す

クラウドストレージサービス「OneDrive」は、場所を選ばずにファイルにアクセスできる便利なツールですが、保存ファイルが増えるにつれて、目的のファイルを見つけることが難しくなってしまうという側面もあります。

「Wave 2」アップデートでは、OneDrive内のファイル管理機能も強化され、AIを活用することで必要な情報をより効率的に検索することが可能になっています。

ファイルの要約と比較機能

「Wave 2」アップデートで追加されたOneDriveの目玉機能の一つが、「ファイルの自動比較と要約機能」です。

この機能は2024年9月末までに一般提供される予定です。Copilotは、OneDrive上に保存されている複数のファイルを自動的に比較し、その違いを分かりやすく表示してくれるだけでなく、ファイルの内容を要約して、重要な変更点などをハイライトしてくれるため、複数人でファイルを共有して共同作業を行う際などに、変更履歴を効率的に追跡することが可能になります。

これにより、異なるバージョンのファイルを管理する際の混乱が減り、どのファイルが最新であるかを瞬時に判断できます。特に、複数人でファイルを共有し、それぞれが編集を加えているような場合は、変更履歴を逐一確認する必要がなくなり、最新のバージョンがどれかをすぐに特定できるようになりました。

必要な情報を即座に取得

OneDrive内に保存されている膨大なファイルの中から、必要な情報を迅速に見つけることができるのも、Copilotの大きな利点です。 例えば、プロジェクトの進行に関連する資料や、重要な顧客情報を探し出す作業が大幅に簡単になります。Copilotが自動でファイルを分析し、最も関連性の高い情報をピックアップしてくれるため、無駄な時間を費やすことなく業務が進められます。

Wordでのドキュメント作成：AIによる「共同作業」で質の高いビジネス文書を

ビジネス文書の作成は、多くのビジネスパーソンにとって時間と労力を要する業務の一つですが、「Wave 2」アップデートでは、WordのCopilot機能が強化され、AIのサポートを受けながら、より質の高い文書を効率的に作成できるようになっています。

他のドキュメントやデータを即座に参照

「Wave 2」アップデート後のWordでは、Copilotがユーザーの指示に基づいて、OneDriveやSharePointに保存されている関連性の高いファイルやデータを自動的に参照し、文書作成をサポートしてくれる機能が追加されています。

例えば、顧客に提出する提案書を作成する場合、Copilotは過去の営業資料や顧客とのメール履歴などを自動的に参照し、提案書の内容を充実させるための情報を提供してくれるため、質の高い提案書を短時間で作成することが可能になるでしょう。

AIによるインラインコラボレーション

さらに、Copilotはドキュメント内でリアルタイムにインラインコラボレーションをサポートします。AIが文書の特定の部分に対して提案を行い、必要な修正や改善をその場で行うことができるため、効率的なドキュメント作成が可能です。 例えば、「表現が少し硬いので、もっと柔らかい表現にして」といった要望にも応えてくれ、推敲作業もスムーズに行えます。

まとめ：Microsoft 365 Copilot「Wave 2」がスモールビジネスにもたらすインパクト

Microsoft 365 Copilotの「Wave 2」アップデートは、スモールビジネスに大きな価値を提供します。 特に、データ分析やドキュメント作成、メール管理、会議の効率化など、日常業務をAIが自動化することで、限られたリソースでも高い成果を上げることが可能です。

Copilotを活用することで、これまで多くの時間と労力を費やしていた業務を大幅に効率化し、より創造的で戦略的な業務に人材と時間を集中させることが可能になるでしょう。 AI技術を最大限に活用することで、スモールビジネスは競争の激しいビジネス環境においても、優位性を築き、さらなる成長を遂げることが期待されます。

参照元：

1. https://trends.codecamp.jp/blogs/media/news537
2. https://techcommunity.microsoft.com/t5/partner-news/join-us-for-the-microsoft-365-copilot-wave-2-digital-event/ba-p/4241571
3. https://adoption.microsoft.com/ja-jp/copilot/
4. https://indianexpress.com/article/technology/tech-news-technology/microsoft-365-copilot-wave-2-announcements-9571264/
5. https://support.microsoft.com/ja-jp/topic/microsoft-copilot-%E3%81%AE%E6%9C%80%E6%96%B0%E3%81%AE%E6%9B%B4%E6%96%B0%E3%83%97%E3%83%AD%E3%82%B0%E3%83%A9%E3%83%A0-a5685141-8081-458c-80d6-42493aad51ed
6. https://www.itmedia.co.jp/pcuser/articles/2409/17/news176.html